Tips om goed online samen te werken met collega’s

Tegenwoordig gaat alles steeds vaker online. Daarom is het goed om stil te staan bij samenwerkingen, dit kan online namelijk wel eens lastig gaan omdat de communicatie anders verloopt. Soms is het onoverzichtelijk en zie je door de bomen het bos niet meer! Hier volgen een aantal tips om online samenwerkingen goed te laten verlopen.

Afstemmen op elkaar

Ga je een samenwerking aan met mensen die je al kent? Of heb je elkaar alleen nog maar online ontmoet? Er kan nog wel eens een drempel ontstaan, mocht je elkaar alleen online ontmoeten. Het is belangrijk om met elkaar te bespreken welke werkmethodes jullie graag willen hanteren zodat het voor iedereen fijn is om online te werken. Zodra je weet wat iedereen wil qua werkmethode kunnen jullie een plan gaan maken over bijvoorbeeld welke software dit ondersteunt. Werk je samen met mensen uit het buitenland? Houd dan ook rekening met tijdsverschil.

Digitale structuur

Nadat jullie afspraken hebben gemaakt over werkstructuur is het belangrijk om te kijken naar een digitale structuur. Misschien hebben jullie veel te maken met gedeelde documenten, dan is het handig om een document management systeem te gebruiken. Een DMS is een systeem om allerlei documenten te ordenen en een automatische workflow te creëren. Op deze manier kunnen jullie makkelijk samenwerken, kan iedereen bij de documenten die hij nodig heeft en kan er zelfs toegang op niveaus worden verleend. Erg gunstig bij samenwerkingen omdat alles samenkomt in één systeem.

Communicatie

Dit is misschien wel het belangrijkste punt in elke vorm van samenwerking. Hoe wil je samenwerken als je niet goed kunt communiceren? Dit kan nog weleens lastig zijn als het online gaat, vooral met grote groepen. Je kent het misschien wel; een videocall waarbij iedereen door elkaar heen praat of iemand hapert wegens een slechte internetverbinding. Belangrijk is om in ieder geval duidelijke afspraken te maken over hoe jullie communiceren. Spreek bijvoorbeeld af om wekelijks te videobellen en om de beurt te spreken met op het einde van elke ronde wat tijd voor vragen. 

Conclusie

Online samenwerkingen kunnen zeer praktisch zijn, mits je alles goed op elkaar afstemt en duidelijke afspraken maakt. Ook kan een document management systeem goed van pas komen voor een heldere digitale structuur. Kies samen een fijn systeem uit waar jullie mee willen samenwerken voor bijvoorbeeld video calls en het delen van documenten. Houd rekening met ieders wensen voor een prettige samenwerking zodat je zeker weet dat je een goede keuze zult gaan maken.